Adjointe exécutive au chef de la direction


Date postée: 
24 août 2022
Date de clôture: 9 septembre 2022
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INTRODUCTION ET CONTEXTE

Le Centre de ressources pour l'Afrique (ARC) est un conseiller indépendant et de confiance auprès des ministères de la santé, des donateurs, des partenaires de mise en œuvre et du secteur privé pour améliorer la capacité des gouvernements africains à réaliser leurs stratégies de chaîne d'approvisionnement de manière durable afin d'atteindre leurs objectifs nationaux en matière de santé. L'ARC suit une approche dirigée par le gouvernement et centrée sur le patient qui aide les ministères de la santé à coordonner l'éventail des ressources à leur disposition pour fournir des services de santé publique accessibles, efficients et efficaces. Améliorer la capacité des gouvernements africains à réaliser leurs stratégies de chaîne d'approvisionnement de manière durable pour atteindre leurs objectifs nationaux de santé.

OBJET DU POSTE

Relevant directement du chef de la direction, l'adjoint exécutif fournit un soutien exécutif dans le cadre d'une relation de travail individuelle.

L'adjoint exécutif sert de point de contact principal pour le PDG et sert également de liaison avec le conseil d'administration. L'adjoint exécutif doit être créatif et aimer travailler dans un environnement axé sur la mission, les résultats et la communauté. La personne idéale aura la capacité d'exercer un bon jugement dans diverses situations et possédera de solides compétences en communication écrite et verbale, en administration et en organisation.

PORTÉE

L'adjoint exécutif relève directement du PDG et doit agir en tant que premier point de contact pour toutes les communications, alerter et entreprendre une série d'autres tâches administratives telles qu'identifiées par le PDG et le conseil d'administration.

La capacité de maintenir un équilibre réaliste entre plusieurs priorités est impérative. L'adjointe exécutive doit être capable de travailler parfois sous pression pour gérer une grande variété d'activités et de questions confidentielles avec discrétion. La personne travaillera à distance et sera disponible pour voyager au besoin.

RESPONSABILITÉS

  • Fournir des services de soutien complets au PDG qui garantissent une communication et une réactivité exceptionnelles
  • Fournir une gestion de calendrier sophistiquée ; hiérarchiser les demandes de renseignements et les demandes, résoudre les conflits avec peu de conseils, émettre des jugements et des recommandations pour assurer des engagements quotidiens fluides
  • Soutenir le PDG dans les communications internes et externes
  • Effectuer des recherches et des analyses sur des questions d'intérêt pour le PDG
  • Soutenir et gérer un volume élevé de demandes et de projets pour atteindre les objectifs du PDG
  • Gérer tous les horaires et la logistique des voyages pour le PDG
  • Préparer et éditer la correspondance, les présentations, les rapports et autres communications
  • Remplir les rapports de dépenses et gérer la correspondance avec les donateurs, le cas échéant
  • Soutenir le PDG dans les communications stratégiques, la stratégie organisationnelle et tous les autres projets spéciaux assignés
  • Organiser des réunions et des événements pour les convocations, les retraites, diverses réunions du conseil d'administration et d'autres aspects logistiques
  • Servir de liaison avec le conseil d'administration
  • Maintenir des systèmes de classement et de communication cloud de qualité, y compris la gestion des contacts, la gestion des documents et l'archivage cloud
  • Gérer les comptes de médias sociaux du PDG
  • Soutenir le PDG dans les relations avec les donateurs / bailleurs de fonds
  • Participer à d'autres tâches administratives au besoin
  • Assister le PDG dans la rédaction des ordres du jour et des procès-verbaux de toutes les réunions du conseil d'administration.
  • Procès-verbal des réunions et distribution du projet de procès-verbal et des questions soulevées à tous les membres du conseil.
  • Assurez-vous de l'exactitude des procès-verbaux, dactylographiez-les dès que possible après la réunion et soumettez-les au(x) président(s) du conseil avant de les distribuer aux membres.
  • Assurez-vous que les procès-verbaux sont signés par le conseil et le(s) président(s) une fois qu'ils ont été approuvés.
  • Assurez-vous que tous les procès-verbaux sont classés et conservés conformément aux règlements.
  • L'enregistrement de procès-verbaux détaillés est certainement une compétence importante et sans doute l'une des responsabilités les plus critiques de tout preneur de minutes.

Expérience | Compétences & Qualifications | Compétences clées

Le titulaire doit avoir une expérience compétente comme suit :

  • Expérience : 5 ans et plus d'expérience de travail connexe
  • Expérience en prise de minutes
  • Familiarité avec le secteur à but non lucratif
  • Solides compétences interpersonnelles avec la capacité de prendre des initiatives, d'effectuer plusieurs tâches, d'être un joueur d'équipe, d'être flexible, de s'adapter aux priorités changeantes et de prioriser le travail
  • Excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit
  • Excellente/maîtrise courante du Langue ANGLAIS & FRANÇAIS, bonus de langues supplémentaires.
  • Compétences rédactionnelles et analytiques démontrées
  • Excellentes compétences organisationnelles, engagement envers la précision et le souci du détail
  • Capacité d'accéder à un large éventail de sources et de réseaux d'information
  • Bon jugement et capacité à fonctionner de manière autonome
  • Excellente connaissance pratique de toutes les applications Microsoft Office, c'est-à-dire d'excellents PowerPoint et Excel, Google Suite et les plateformes Web de médias sociaux
  • Capacité à gérer
  • Expérience de travail avec des postes C-Suite
  • Capacité à gérer des situations sensibles et confidentielles avec diplomatie
  • Très expérimenté dans les communications électroniques

COMPÉTENCES CLÉES

  • Présentation personnelle professionnelle
  • Orienté service client
  • Attention au détail
  • Être flexible
  • Faire preuve d'une bonne éthique de travail
  • Excellent joueur d'équipe
  • Organisation et planification
  • Capacité à effectuer plusieurs tâches
  • Doit être d'une apparence élégante et articulée.

COMPETENCE & QUALIFICATION

  • Diplôme d'études supérieures
  • Excellente connaissance de MS Office et de tout système interne
  • Excellente communication verbale et écrite
  • Minimum de deux à 5 ans d'expérience connexe; expérience à but non lucratif un atout
  • Maîtrise des tableurs, des bases de données et du traitement de texte.
  • Capacité d'effectuer plusieurs tâches et d'établir des priorités dans un environnement de travail dynamique.
  • Grand souci du détail et capacité à travailler avec un minimum de supervision.
  • Solides compétences en communication écrite et orale et excellente manière de communiquer au téléphone.
  • Capacité à élaborer des plans de travail efficaces, à organiser les détails, à établir des priorités et à respecter les délais.

Date limite : 9 septembre 2022

(Les candidats qui n'ont pas eu de nouvelles de nous dans les 30 jours suivant la date de clôture peuvent supposer que leur candidature n'a pas été retenue et sont par la présente remerciés pour leur intérêt).

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