INTRODUÇÃO E CONTEXTUALIZAÇÃO

O Africa Resource Centre (ARC) é um consultor independente e confiável dos Ministérios da Saúde, doadores, parceiros de implementação e do setor privado para melhorar a capacidade dos governos africanos de alcançar suas estratégias de cadeia de suprimentos de forma sustentável para alcançar seus objetivos nacionais de saúde. A ARC segue uma abordagem liderada pelo governo e centrada no paciente que apoia os ministérios da saúde na coordenação da gama de recursos disponíveis para fornecer serviços de saúde pública acessíveis, eficientes e eficazes. Melhorar a capacidade dos governos africanos de alcançar suas estratégias de cadeia de suprimentos de forma sustentável para alcançar seus objetivos nacionais de saúde.

OBJETIVO DA POSIÇÃO

Reportando-se diretamente ao CEO, o Assistente Executivo oferece suporte executivo em uma relação de trabalho individual.

O Assistente Executivo serve como o principal ponto de contato para o CEO e também serve como elo de ligação com o Conselho de Administração. O Assistente Executivo deve ser criativo e gostar de trabalhar em um ambiente orientado para a missão, orientado para resultados e orientado para a comunidade. O indivíduo ideal terá a capacidade de exercer bom julgamento em uma variedade de situações e possuirá fortes habilidades de comunicação escrita e verbal, administrativas e organizacionais.

ALCANCE

O Assistente Executivo se reporta diretamente ao CEO e deve atuar como o primeiro ponto de contato para todas as comunicações, alertar e realizar uma série de outras tarefas administrativas identificadas pelo CEO e Conselho de Administração.

A capacidade de manter um equilíbrio realista entre várias prioridades é imperativa. O Assistente Executivo deve ser capaz de trabalhar sob pressão às vezes para lidar com uma ampla variedade de atividades e assuntos confidenciais com discrição. O indivíduo trabalhará remotamente e estará disponível para viagens conforme necessário.

RESPONSABILIDADES

• Fornecer serviços de suporte abrangentes ao CEO que garantem excelente comunicação e capacidade de resposta
• Fornecer gerenciamento de calendário sofisticado; priorizar consultas e solicitações, solucionar conflitos com pouca orientação, fazer julgamentos e recomendações para garantir compromissos diários tranquilos
• Apoiar o CEO com comunicações internas e externas
• Realizar pesquisas e análises sobre assuntos de interesse do CEO
• Apoiar e gerenciar um alto volume de solicitações e projetos para atender aos objetivos do CEO
• Gerenciar toda a programação e logística de viagens para o CEO
• Preparar e editar correspondências, apresentações, relatórios e outras comunicações
• Preencher relatórios de despesas e gerenciar a correspondência com os doadores, quando necessário
• Apoiar o CEO em comunicações estratégicas, estratégia organizacional e todos os outros projetos especiais atribuídos
• Organizar reuniões e eventos para convocações, retiros, várias reuniões de diretoria e outras logísticas
• Servir de elo de ligação com o Conselho de Administração
• Manter sistemas de comunicação e arquivamento em nuvem de qualidade, incluindo gerenciamento de contatos, gerenciamento de documentos e arquivamento em nuvem
• Gerenciar as contas de mídia social do CEO
• Apoiar o CEO nas relações com doadores/financiadores
• Auxiliar em outras tarefas administrativas conforme necessário
• Auxiliar o CEO na elaboração de agendas e atas para todas as reuniões do Conselho.
• Ata das reuniões e circule a minuta de ata e assuntos que surjam a todos os membros do Conselho.
• Garanta a exatidão das atas, digite-as o mais rápido possível após a reunião e envie-as ao(s) Presidente(s) do Conselho antes de distribuí-las aos membros.
• Garantir que as atas sejam assinadas pelo Conselho e pelo(s) Presidente(s) assim que forem aprovadas.
• Certifique-se de que todas as atas sejam arquivadas e armazenadas de acordo com os regulamentos.
• Gravar minutos detalhados é certamente uma habilidade importante e sem dúvida uma das responsabilidades mais críticas de qualquer tomador de minutos.

Experiência | Habilidade e Qualificações | Competências-chave

O titular deve ter experiência proficiente como segue:

• Experiência: 5+ anos de experiência profissional relacionada
• Experiência em tomada de minutos
• Familiaridade com o setor sem fins lucrativos
• Fortes habilidades interpessoais com a capacidade de tomar iniciativa, multitarefa, ser um jogador de equipe, ser flexível, adaptar-se a mudanças de prioridades e priorizar o trabalho
• Excelentes habilidades de comunicação, tanto verbal quanto escrita
• Domínio excelente/fluente do INGLÊS E FRANCÊS, bônus de idiomas adicionais.
• Escrita e habilidades analíticas demonstradas
• Excelentes habilidades organizacionais, compromisso com a precisão e atenção aos detalhes
• Capacidade de acessar uma ampla gama de fontes e redes de informações
• Bom julgamento e capacidade de funcionar de forma independente
• Excelente conhecimento prático de todos os aplicativos do Microsoft Office, ou seja, excelente PowerPoint e Excel, Google Suite e plataformas da web de mídia social
• Capacidade de gerenciar
• Experiência em trabalhar com cargos C-Suite
• Capacidade de lidar com situações sensíveis e confidenciais com diplomacia
• Altamente experiente em comunicações eletrônicas

COMPETÊNCIAS CHAVE

• Apresentação pessoal profissional
• Orientado para o atendimento ao cliente
• Atenção aos detalhes
• Seja flexível
• Demonstrar uma ética de trabalho sólida
• Excelente jogador de equipe
• Organizando e planejando
• Capacidade de multitarefa
• Deve ter uma aparência inteligente e articular.

HABILIDADE E QUALIFICAÇÃO

• Qualificação de ensino superior
• Excelente conhecimento do MS Office e de qualquer sistema interno
• Excelente comunicação verbal e escrita
• Experiência mínima de 2 a 5 anos na área; experiência sem fins lucrativos um plus
• Proficiência com planilhas, banco de dados e processamento de texto.
• Capacidade de multitarefa e priorizar em um ambiente de trabalho dinâmico.
• Forte atenção aos detalhes e capacidade de trabalhar com supervisão mínima.
• Sólidas habilidades de comunicação escrita e oral e excelente maneira de falar ao telefone.
• Capacidade de desenvolver planos de trabalho eficazes, organizar detalhes, definir prioridades e cumprir prazos.

Data de encerramento: 9 de setembro de 2022

(Os requerentes que não tenham tido notícias nossas no prazo de 30 dias a contar da data de encerramento podem presumir que as suas candidaturas não foram aceites e agradecemos o seu interesse).

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