Assistente executivo do diretor executivo


Data de publicação: 
24 de agosto de 2022
Data de encerramento: 9 de setembro de 2022
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INTRODUÇÃO E CONTEXTUALIZAÇÃO

O Africa Resource Centre (ARC) é um consultor independente e confiável dos Ministérios da Saúde, doadores, parceiros de implementação e do setor privado para melhorar a capacidade dos governos africanos de alcançar suas estratégias de cadeia de suprimentos de forma sustentável para alcançar seus objetivos nacionais de saúde. A ARC segue uma abordagem liderada pelo governo e centrada no paciente que apoia os ministérios da saúde na coordenação da gama de recursos disponíveis para fornecer serviços de saúde pública acessíveis, eficientes e eficazes. Melhorar a capacidade dos governos africanos de alcançar suas estratégias de cadeia de suprimentos de forma sustentável para alcançar seus objetivos nacionais de saúde.

OBJETIVO DA POSIÇÃO

Reportando-se diretamente ao CEO, o Assistente Executivo oferece suporte executivo em uma relação de trabalho individual.

O Assistente Executivo serve como o principal ponto de contato para o CEO e também serve como elo de ligação com o Conselho de Administração. O Assistente Executivo deve ser criativo e gostar de trabalhar em um ambiente orientado para a missão, orientado para resultados e orientado para a comunidade. O indivíduo ideal terá a capacidade de exercer bom julgamento em uma variedade de situações e possuirá fortes habilidades de comunicação escrita e verbal, administrativas e organizacionais.

ALCANCE

O Assistente Executivo se reporta diretamente ao CEO e deve atuar como o primeiro ponto de contato para todas as comunicações, alertar e realizar uma série de outras tarefas administrativas identificadas pelo CEO e Conselho de Administração.

A capacidade de manter um equilíbrio realista entre várias prioridades é imperativa. O Assistente Executivo deve ser capaz de trabalhar sob pressão às vezes para lidar com uma ampla variedade de atividades e assuntos confidenciais com discrição. O indivíduo trabalhará remotamente e estará disponível para viagens conforme necessário.

RESPONSABILIDADES

  • Fornecer serviços de suporte abrangentes ao CEO que garantem excelente comunicação e capacidade de resposta
  • Fornecer gerenciamento de calendário sofisticado; priorizar consultas e solicitações, solucionar conflitos com pouca orientação, fazer julgamentos e recomendações para garantir compromissos diários tranquilos
  • Apoiar o CEO com comunicações internas e externas
  • Realizar pesquisas e análises sobre assuntos de interesse do CEO
  • Apoiar e gerenciar um alto volume de solicitações e projetos para atender aos objetivos do CEO
  • Gerenciar toda a programação e logística de viagens para o CEO
  • Preparar e editar correspondências, apresentações, relatórios e outras comunicações
  • Preencher relatórios de despesas e gerenciar a correspondência com os doadores, quando necessário
  • Apoiar o CEO em comunicações estratégicas, estratégia organizacional e todos os outros projetos especiais atribuídos
  • Organizar reuniões e eventos para convocações, retiros, várias reuniões de diretoria e outras logísticas
  • Servir de elo de ligação com o Conselho de Administração
  • Manter sistemas de comunicação e arquivamento em nuvem de qualidade, incluindo gerenciamento de contatos, gerenciamento de documentos e arquivamento em nuvem
  • Gerenciar as contas de mídia social do CEO
  • Apoiar o CEO nas relações com doadores/financiadores
  • Auxiliar em outras tarefas administrativas conforme necessário
  • Auxiliar o CEO na elaboração de agendas e atas para todas as reuniões do Conselho.
  • Ata das reuniões e circule a minuta de ata e assuntos que surjam a todos os membros do Conselho.
  • Garanta a exatidão das atas, digite-as o mais rápido possível após a reunião e envie-as ao(s) Presidente(s) do Conselho antes de distribuí-las aos membros.
  • Garantir que as atas sejam assinadas pelo Conselho e pelo(s) Presidente(s) assim que forem aprovadas.
  • Certifique-se de que todas as atas sejam arquivadas e armazenadas de acordo com os regulamentos.
  • Gravar minutos detalhados é certamente uma habilidade importante e sem dúvida uma das responsabilidades mais críticas de qualquer tomador de minutos.

Experiência | Habilidade e Qualificações | Competências-chave

O titular deve ter experiência proficiente como segue:

  • Experiência: 5+ anos de experiência profissional relacionada
  • Experiência em tomada de minutos
  • Familiaridade com o setor sem fins lucrativos
  • Fortes habilidades interpessoais com a capacidade de tomar iniciativa, multitarefa, ser um jogador de equipe, ser flexível, adaptar-se a mudanças de prioridades e priorizar o trabalho
  • Excelentes habilidades de comunicação, tanto verbal quanto escrita
  • Domínio excelente/fluente do INGLÊS E FRANCÊS, bônus de idiomas adicionais.
  • Escrita e habilidades analíticas demonstradas
  • Excelentes habilidades organizacionais, compromisso com a precisão e atenção aos detalhes
  • Capacidade de acessar uma ampla gama de fontes e redes de informações
  • Bom julgamento e capacidade de funcionar de forma independente
  • Excelente conhecimento prático de todos os aplicativos do Microsoft Office, ou seja, excelente PowerPoint e Excel, Google Suite e plataformas da web de mídia social
  • Capacidade de gerenciar
  • Experiência em trabalhar com cargos C-Suite
  • Capacidade de lidar com situações sensíveis e confidenciais com diplomacia
  • Altamente experiente em comunicações eletrônicas

COMPETÊNCIAS CHAVE

  • Apresentação pessoal profissional
  • Orientado para o atendimento ao cliente
  • Atenção aos detalhes
  • Seja flexível
  • Demonstrar uma ética de trabalho sólida
  • Excelente jogador de equipe
  • Organizando e planejando
  • Capacidade de multitarefa
  • Deve ter uma aparência inteligente e articular.

HABILIDADE E QUALIFICAÇÃO

  • Qualificação de ensino superior
  • Excelente conhecimento do MS Office e de qualquer sistema interno
  • Excelente comunicação verbal e escrita
  • Experiência mínima de 2 a 5 anos na área; experiência sem fins lucrativos um plus
  • Proficiência com planilhas, banco de dados e processamento de texto.
  • Capacidade de multitarefa e priorizar em um ambiente de trabalho dinâmico.
  • Forte atenção aos detalhes e capacidade de trabalhar com supervisão mínima.
  • Sólidas habilidades de comunicação escrita e oral e excelente maneira de falar ao telefone.
  • Capacidade de desenvolver planos de trabalho eficazes, organizar detalhes, definir prioridades e cumprir prazos.

Data de encerramento: 9 de setembro de 2022

(Os requerentes que não tenham tido notícias nossas no prazo de 30 dias a contar da data de encerramento podem presumir que as suas candidaturas não foram aceites e agradecemos o seu interesse).

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